Considéré comme un levier stratégique de performance, le déploiement d’un nouveau SIRH conduit à de profondes évolutions pour ses utilisateurs. Pour répondre aux enjeux portés par ces transitions, la conduite du changement a su trouver sa place ces dix dernières années au cœur des projets de transformation numérique. Du diagnostic initial, qui permet de bâtir une stratégie solide, à la diversification des plans de formation en passant par l’accroissement des actions de communication, les activités pour accompagner le changement sont aujourd’hui pleinement intégrées aux stratégies SIRH.
L’enjeu est de taille pour des projets dont la raison d’être est la gestion des RH : sensibilité particulière de la donnée cœur, impact fort sur l’expérience de chaque collaborateur, et embarquement d’acteurs (fonction RH) au cœur des dynamiques de conduite du changement des organisations. Ainsi une attention toute particulière doit être apportée à la conduite du changement au sein des projets SIRH.
Selon une étude menée par Gartner Group, on constate encore que « 61% des collaborateurs attendent plus d’accompagnement dans les projets de changement ». Si l’approche classique (communication, formation, …) de la conduite du changement reste nécessaire, elle semble s’essouffler dans un contexte organisationnel en pleine mutation.
L’évolution des attentes des collaborateurs, l’accélération des projets de transformations SI, la croissance de la digitalisation des activités, sont autant de facteurs à prendre en compte pour répondre aux nouveaux enjeux de la conduite du changement.
Dès lors, comment réinventer la conduite du changement pour être plus efficace ?
Favoriser l’innovation participative
Les collaborateurs aspirent de plus en plus à participer au projet d’entreprise et à exprimer leurs idées. Cela semble d’autant plus pertinent dans un projet SIRH, dont la donnée exploitée concerne chacun.
C’est pourquoi, associer toutes les parties prenantes à la démarche de conduite du changement dès le démarrage du projet favorise l’engagement des collaborateurs et leur implication (gestionnaires RH, équipe projet, utilisateurs finaux, collaborateurs, etc.).
Pour répondre à cette approche, l’innovation participative se présente comme une méthode intéressante à cultiver. A titre d’exemple, mettre en place des « ateliers de visualisation », avant l’implémentation d’un nouveau SIRH, permet aux utilisateurs finaux de donner leur ressenti, de favoriser le partage d’idées et de donner du sens aux actions à entreprendre.
Une stratégie participative permet de rendre les collaborateurs acteurs du changement et de renforcer leur sentiment d’appartenance au projet.
S’appuyer sur une organisation en réseau
Réussir à créer un véritable « réseau du changement » sur lequel s’appuyer, renforce la fluidité de l’organisation et impulse une réelle dynamique en central et en local¹.
Cette approche décentralisée constitue un facteur clés de succès pour s’approprier le changement à tous les niveaux de l’entreprise. Et c’est ici que les ambassadeurs du projet peuvent jouer un rôle attractif ! Généralement nommés et sensibilisés dès la phase de cadrage, ils sont de réels partenaires pour promouvoir le projet et rassurer les collaborateurs.
Autre avantage non négligeable : les ambassadeurs s’inscrivent durablement dans la stratégie de changement. Au-delà de véhiculer des messages forts en local, ils deviennent de réels référents projets de la nouvelle solution !
Réussir le challenge de la remobilisation
Les projets de transformation numérique prennent une place de plus en plus importante au cœur des organisations et des directions métiers. Au sein de la fonction RH, l’enjeu de remobiliser les collaborateurs à la suite de l’arrivée d’un nouvel outil est donc fondamental.
Dans ce cadre, repenser la stratégie de formation classique en faisant appel à des méthodes innovantes est une carte à jouer pour favoriser une implication plus importante des collaborateurs.
Pour y répondre, nous retiendrons l’exemple de l’émergence du « microlearning » qui s’appuie sur des modules pédagogiques courts et sur un apprentissage progressif. A l’heure où les capacités d’attention diminuent, les modules concis à message unique ont l’avantage de s’insérer plus facilement dans les plannings déjà chargés des apprenants. Ces derniers se sentent d’autant plus engagés que la formation est courte et qu’elle va répondre aux blocages rencontrés lors de l’appropriation de l’outil. Ainsi, on note que cette méthode est de plus en plus attractive au cœur des organisations. Aujourd’hui, près de 81% des entreprises envisagent d’utiliser cette modalité d’apprentissage pour former leurs salariés².
Parallèlement, le développement du « blended learning » apporte sa touche d’innovation en proposant une approche qui combine formation à distance et en présentiel. En plus de faire tomber les barrières de temps et de lieu, les utilisateurs finaux peuvent choisir les modules de formation en fonction de leur besoin et se former à leur rythme. Plus facile à organiser et moins onéreuse, cette méthode flexible séduit de plus en plus. On observe qu’actuellement près de 74% des entreprises ont déjà eu recours à ce type de parcours de formation³.
Adopter des méthodes innovantes
La mise en place de « Learning Expedition »
La pratique d’un « Learning Expedition » est une approche qui permettra aux professionnel(le)s RH de s’immerger au cœur de nouveaux fonctionnements et de s’ouvrir à de nouvelles méthodes.
Ainsi, en allant à la rencontre d’autres directions en interne ou en externe, le service RH pourra nourrir son approche et récolter un ensemble de bonnes pratiques autour de la conduite du changement⁴. Un rendez-vous à organiser en amont du lancement du projet afin de rester en veille sur les usages et les meilleures innovations du moment.
La « gamification » de la formation pour garantir l’appropriation aux outils
Depuis quelques années, on voit apparaître une émergence de la « gamification » des modules de formation. En plus de susciter la curiosité des collaborateurs et de les rendre acteurs de leur parcours de formation, apporter un axe ludique est un levier pour « favoriser la concentration en détournant l’objectif de base »⁵.
Le concept est simple, les utilisateurs finaux se connectent sur une plateforme collaborative dédiée, à des moments qu’ils choisissent et échangent avec la communauté d’utilisateurs inscrite sur l’outil en cas de questionnements ou de blocages.
Une méthode flexible, qui favorise le collectif et développe le partage d’idées entre collaborateurs !
La conduite du changement, facteur clé de succès incontournable d’un projet SIRH, doit sans cesse être réinventée pour répondre aux nouveaux contextes et besoins des collaborateurs, tenir compte des innovations et s’adapter à chaque situation et culture d’entreprise.
SpinPart accompagne depuis plus de 20 ans les acteurs RH dans la construction de leur stratégie de conduite du changement, savoir-faire au cœur de notre ADN.
Article rédigé par Zoé XOLIN et Sophie D’ANGLEVILLE
Source
¹ DUNOD, ouvrage « la boîte à outils de la conduite du changement »
² https://empowill.com/apprenez-bien-apprenez-peu-avec-le-microlearning/
³ https://www.e-learning-letter.com/info_article/m/1887/les-chiffres-2020-du-digital
⁴ https://afterworkrh.com/learning-expeditions/
⁵ https://www.fr.adp.com/rhinfo/articles/2019/04/la-gamification-des-formations.aspx