Déploiement d’une solution de Gestion des Temps et des Activités
Comment la méthodologie de la gestion de projet SpinPart garantit le succès d’un déploiement de GTA (Gestion des Temps et des Activités).
Qu’est-ce que la GTA ?
Alors que les jours fériés et les congés rythment le calendrier des Français et les débats à l’Assemblée, ils représentent un défi pour les services des ressources humaines. Comment anticiper les absences, assurer la continuité des services et maintenir l’équité entre les employés ?
Ces périodes mettent en lumière l’importance d’une gestion efficace des temps et activités, essentielle pour concilier les besoins de l’entreprise et le bien-être des salariés.
Décryptage des enjeux et des bonnes pratiques pour une GTA optimale.
Que se cache-t-il derrière la GTA, ou « Gestion des Temps et des Activités » ? D’apparence complexe, cette méthode possède pourtant de nombreux avantages. La GTA, comme thématique RH en support du bon fonctionnement de l’entreprise, apparaît au moment des 35h et de l’évolution du droit du travail. Elle répond au besoin d’acculturation à cette nouvelle règlementation. Si l’organisation du temps dans le monde du travail est une science, la GTA est davantage une méthode qu’un objet scientifique. Toutefois, elle a d’abord été abordée dans les années 50 dans la revue scientifique « Journal of Occupational and Organizational Psychology », publiée par la British Psychological Society. Elle est ensuite popularisée par David Allen dans « Getting Things Done » publié en 2001.
La GTA permet d’optimiser l’utilisation du temps et des ressources dans une organisation. Grâce à cette gestion, l’encadrement peut planifier et anticiper la répartition du temps et des tâches. Elle permet dans le même temps aux agents de connaître leur emploi du temps et donc de s’organiser. Ainsi, elle intègre :
- le pilotage des heures de travail des employés,
- la supervision des absences et des heures supplémentaires,
- la répartition des tâches et des activités,
- le suivi de la réalisation des projets dans les délais et de la performance.
En anticipant les besoins en ressources et en ajustant les plannings, la GTA permet aux managers de mieux préparer les périodes de forte activité et d’optimiser la charge de travail des équipes. La GTA, indicateur du travail effectif des salariés, est donc liée à la paie, car elle permet d’établir et de fiabiliser la rémunération. Elle garantit aux encadrants d’évaluer avec précision la performance des équipes et si leur charge de travail est correctement adaptée. Cela implique, par exemple, d’avoir une plus grande visibilité sur le calendrier et les ressources nécessaires des chantiers et donc d’améliorer les processus par des éléments opérationnels. Grâce à la gestion et à la supervision des temps de travail (heures supplémentaires, congés, temps de repos etc.), elle assure aux équipes RH la mise en conformité des pratiques managériales et limite les potentiels conflits.
Ainsi, la GTA permet aux entreprises de répondre à leurs objectifs d’optimisation, de conformité et de maîtrise des coûts.
Le contexte de digitalisation croissante embarque aussi la GTA, afin de la rendre encore plus performante. Elle réduit l’utilisation d’outils solitaires et à faible valeur ajoutée (tableurs, suivi sur papier, etc) tout en favorisant l’automatisation des processus grâce à l’utilisation de badges ou de logiciels, de solutions connectées.
Selon une étude Markess de 2022, 73% des entreprises françaises considèrent la digitalisation de la gestion des temps comme une priorité stratégique pour les trois prochaines années. Elle introduit des méthodes plus précises et plus fiables et fournit des données d’analyse. Ainsi, elle apporte une gestion réactive et précise, qui garantit à court terme la transparence et l’autonomie des employés, et à long terme une fiabilité forte des anticipations déterminées. Les coûts opérationnels s’en trouvent également diminués, grâce à la disparition progressive des tâches à faible valeur ajoutée.
Malgré ces avantages, la digitalisation s’accompagne de plusieurs défis :
- le déploiement des solutions,
- le pilotage des données RH,
- la sécurité des données
- l’accompagnement au changement des employés et des managers.
Dans un contexte d’absentéisme salarial en croissance, passant de 5,54 % en 2019 à 6,7 % en 2022 selon Ayming-AG2R La mondiale 2023, la GTA peut être un atout. En anticipant ces comportements, elle est donc un axe de planification important et donc un pilier de la stratégie de l’entreprise. Elle permet le suivi et l’amélioration de la performance dans la lutte contre cette tendance. Selon la firme Exægis, entre 2021 et 2024, la proportion d’entreprises utilisant un suivi en temps réel de l’absentéisme est passée de 47 % à 57 %, traduisant une volonté claire d’optimiser la productivité par une meilleure exploitation des données RH.
SpinPart, cabinet de conseil en management et organisation, accompagne depuis plus de 30 ans tous types d’acteurs dans la transformation de leur organisation et de leurs fonctions RH, en maîtrisant la diversité des environnements réglementaires et des processus métiers. SpinPart se distingue par sa capacité à co-construire des solutions sur mesure, à sécuriser et optimiser la performance RH, tout en intégrant les enjeux de digitalisation et d’innovation. Cette expertise s’appuie sur une connaissance fine des enjeux métiers et une proximité avec les équipes terrain, garantissant la réussite opérationnelle des projets de transformation RH.
Article rédigé par Clara Delattre et Hermine Lecuyer.
