Les processus opérationnels de l’entreprise dépendent largement des systèmes d’information. Ce sont eux qui calculent les besoins en matières premières, composants et produits finis, aident à planifier la production, à gérer les stocks, à suivre les ventes et les approvisionnements. Bien qu’aujourd’hui ces outils soient devenus extrêmement performants, il est courant de constater que dans de nombreuses entreprises, la qualité des données qui les alimentent est très largement insatisfaisante. Les conséquences sont alors importantes sur la performance opérationnelle et économique. 

Dans les processus Supply, malgré la qualité du calcul établi par ces outils de pilotage, les propositions d’achat et les propositions d’ordre de fabrication ne sont pas toujours justes. Il existe pourtant une façon simple de les sécuriser, en s’assurant de la maitrise des données pour améliorer la pertinence des calculs et ainsi maximiser les performances de l’entreprise.

Quelle sont les données clés à mettre sous contrôle pour gérer les flux de votre Supply Chain ?

Pour piloter la Supply Chain, les opérations utilisent des outils très puissants pour calculer les besoins de production interne ou d’achat externe. Pour ce faire, ils utilisent la méthode MRP (Material Requirements Planning). Cette méthode prend en compte les besoins bruts et les différents paramètres pour estimer les quantités nécessaires à la réalisation de la production. Parmi ces paramètres, on peut citer le délai d’approvisionnement, le stock et le délai de sécurité, les minimum/maximum et multiples de commande, etc 

Une fois le calcul effectué, le résultat se traduit par des propositions d’ordre d’achat pour les matières premières, des propositions d’ordre de fabrication ou de distribution pour les produits finis. L’outil peut également générer des alertes de sécurité lorsque les niveaux de stock descendent en dessous d’un certain seuil.

Cependant, il est important de souligner que la qualité du calcul des besoins dépend largement de la pertinence des bases de données qui alimentent les systèmes. De mauvaises données d’entrée impactent fortement la gestion des approvisionnements et des stocks, et par conséquent la performance globale de l’entreprise. 

Pour illustrer cet impact, prenons un exemple simple : pour fabriquer une voiture, il faut, entre autres, une puce électronique pour le contrôle et la régulation du fonctionnement du moteur. Le fournisseur, quant à lui, met 4 semaines à les livrer. Si dans la base de données, le délai d’approvisionnement est paramétré à 2 semaines avec un délai de sécurité de 1 semaine, les propositions d’ordre d’achat seront fausses, car elles seront déclenchées à 3 semaines de la production, entraînant une rupture de l’approvisionnement.

Comment révéler les erreurs et remettre à niveau rapidement les données de pilotage ?

En analysant le paramétrage logistique des composants, on peut identifier les valeurs qui doivent être ajustées. Dans un premier temps on cherche à faire un état des lieux des données clés pour analyser leur cohérence générale. On se concentre d’abord sur les valeurs manquantes et/ou aberrantes telles que les délais d’approvisionnement à zéro, les minimums de commande qui couvrent plusieurs années de consommation, etc… Cette étape permet de mettre en lumière les erreurs flagrantes et de proposer des valeurs « globalement » justes pour les paramètres en accord avec la Supply Chain existante.

Dans un second temps, à l’aide d’une segmentation appropriée, il est possible d’affiner l’analyse. La segmentation consiste à regrouper les composants en fonction de leurs caractéristiques. Par exemple, les composants peuvent être regroupés selon leur coût, leur fréquence d’utilisation, leur délai de livraison, etc… La segmentation va permettre de former des familles cohérentes avec des règles adaptées pour piloter la production et les achats.

Il est essentiel d’identifier les critères pertinents pour cette segmentation ; une bonne segmentation peut être par exemple :

  • De classer les produits par leurs volumes de vente (segmentation ABC) pour avoir une orientation sur la méthode d’approvisionnement approprié.
  • De segmenter les composants par la variabilité de leur consommation en production (segmentation XYZ) pour travailler sur la sécurisation des familles de composants et des types de fournisseur et sur la pertinence des délais de sécurité paramétrés dans le système.

La segmentation remplit une double fonction : elle guide sur la façon de paramétrer chaque composant et permet de répartir l’effort lors de la mise en œuvre. Ainsi on commencera avec les composants et les produits ayant les plus grands impacts !

Quelle gouvernance pour le maintien et la mise sous contrôle des données clés ?

Maintenir un paramétrage logistique optimal des outils de pilotage de la Supply Chain nécessite une mise à jour régulière des données et des critères de gestion. Cette mise à jour, en fonction de la volumétrie des données à traiter, peut aller jusqu’à la création d’une équipe dédiée à la gestion des données articles, en coordination avec les équipes approvisionnement, achat, stock et production. Ces équipes auront la responsabilité de fournir les informations pour la mise à jour des données d’approvisionnement.

C’est la « cellule article », qui regroupe généralement un ou plusieurs responsables de la gestion des données d’articles et doit avoir la charge de la mise à jour des paramètres logistiques des composants. Cette équipe doit notamment veiller à l’exactitude des données.

Il est recommandé d’adopter les bonnes pratiques suivantes :

  • Mettre en place un processus de mise à jour des informations, avec des rôles et responsabilités clairement établis, avec des règles claires pour la modification des paramètres existants
  • Inclure une procédure pour gérer efficacement les nouveaux articles en veillant à leur intégration rapide dans les systèmes
  • Définir une fréquence de mise à jour des paramètres cohérente avec l’activité de l’entreprise et la respecter pour garantir une performance optimale des outils de pilotage. Cela peut être par exemple deux fois par an en s’assurant qu’à chaque fois les données nécessaires pour mettre à jour les analyses sont disponibles. On peut envisager une mise à jour plus fréquente pour les articles les plus critiques (gros volume ou important stratégiquement)
  • Prévoir des règles pour une mise à jour « exceptionnelle » : changement de contrat fournisseur, pénurie sur certain composant
  • Utiliser des données fiables et pertinentes pour mettre à jour les paramètres dans les systèmes, notamment en les reliant à la gestion contractuelle avec le fournisseur.
  • Mesurer l’impact des mises à jour sur la disponibilité des composants, le niveau de stocks ou les coûts d’achats dans l’optique de mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue en instaurant une gouvernance solide pour la gestion des données clés, les entreprises peuvent maintenir un haut niveau de performance et garantir une utilisation efficace de leur outil.

Il peut être judicieux d’avoir un rituel de coordination entre les métiers qui « assurent » le respect de contraintes comme les délais, les quantités multiples d’achat ou de production et ceux qui les « utilisent » comme données d’entrée (Supply, Planning, Approvisionnement).

Quelles performances opérationnelles et économiques attendre par la mise sous contrôle des données ?

Une démarche visant à maintenir et contrôler les données clés a un impact significatif sur la performance opérationnelle et économique de l’entreprise.

En effet, cela permet de :

  • Optimiser les quantités commandées en évitant les surstocks et les ruptures de stock, ce qui réduit les coûts de stockage et de manutention.
  • Améliorer la productivité et l’efficacité des approvisionneurs en leur fournissant des données précises et à jour sur les besoins réels en matériaux et en composants.
  • Réduire les coûts d’achat en optimisant les quantités commandées et en négociant des prix plus avantageux avec les fournisseurs grâce à une vision plus précise des besoins réels.
  • Challenger les paramètres pour les mettre en conformité avec les ambitions de la Supply Chain. Une analyse régulière de ces paramètres peut aider à identifier les goulots d’étranglement et les opportunités d’amélioration.
  • Contractualiser avec les fournisseurs les performances logistiques requises (délais, quantités, ponctualité…) pour s’assurer de la disponibilité et de la qualité des matières premières, des composants et des produits finis.

En analysant les volumes réels commandés aux fournisseurs d’une entreprise de l’industrie du luxe que nous avons accompagnée, nous avons constaté que dans certains cas, les quantités commandées ne permettaient pas d’atteindre les seuils requis pour bénéficier de remises de prix avantageuses. En ajustant ces quantités de commande afin de correspondre aux seuils de remise ou en renégociant les paliers, l’entreprise a pu réaliser des économies significatives sur ses achats, entraînant ainsi une amélioration notable de sa rentabilité globale (20% des composants achetés concernés avec un gain de 5% sur leur prix d’achat)

Conclusion

La gestion des composants dans la Supply Chain est un enjeu crucial pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur performance opérationnelle et économique. Pour cela, il est important d’analyser régulièrement le paramétrage logistique des composants et d’établir une gouvernance pour sa mise à jour. Enfin, il est essentiel de souligner que les Systèmes d’Information peuvent devenir de véritables outils d’aide à la décision pour les achats et les approvisionnements. Une démarche d’optimisation des paramètres des composants dans ces outils peut ainsi générer des gains significatifs en termes de réduction des coûts d’achat, d’optimisation des quantités commandées, de réduction des coûts de stockage et de manutention, et d’augmentation de la productivité et de l’efficacité des approvisionneurs. Il est donc primordial pour tous les acteurs de la Supply Chain de prendre en compte ces aspects non seulement lors de la maintenance de leurs outils, mais également en amont lors de l’implémentation d’un nouvel outil. Au regard des investissements importants pour acquérir ces outils indispensables pour une Supply Chain moderne, il serait dommage de ne pas accorder une attention suffisante aux données nécessaires à leur bon fonctionnement !

Article rédigé par :
Benoit DE SAINT PIERRE